Datenschutzerklärung

Wir freuen uns, dass Sie sich für den Besuch der #futurework20 Convention & Festival entschieden haben.

Veranstalter sind:

BDA | Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände Deutschland e. V.
Breite Straße 29

und

Microsoft Deutschland GmbH
Walter-Gropius-Straße 5
80807 München

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) und den für uns geltenden landesspezifischen Ausführungsgesetzen. Mithilfe dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die

GDA | Gesellschaft für Marketing und der Service der Deutschen Arbeitgeber mbH
Breite Str. 29
10178 Berlin

und die Ihnen zustehenden Rechte.

Personenbezogene Daten sind dabei diejenigen Informationen, die eine Identifizierung einer natürlichen Person möglich machen. Dazu gehören insbesondere Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse aber auch Ihre IP-Adresse.

Anonyme Daten liegen vor, wenn keinerlei Personenbezug zum Nutzer hergestellt werden kann.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der EU‑DS-GVO und alle sonstigen geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung ergeben sich insbesondere aus Art. 6 EU-DS-GVO.

Die Datenverarbeitung dient der Anmeldung zur und Teilnahme an der Veranstaltung. Die Teilnehmer werden sich über ein Kontaktformular entweder für eine Online- oder Präsenzteilnahme auf der Seite registrieren. Hierbei werden personenbezogene Daten auf den Servern unseres externen Dienstleisters „gastwerk!“ gespeichert. Die angemeldeten Personen bekommen eine automatische E-Mail und können im Nachgang die Teilnahme an der Veranstaltung stornieren. Die gespeicherten Daten werden dem Veranstaltungsmanagement über ein Cockpit von der Firma gastwerk! dem Veranstalter zur Verfügung gestellt. Die angemeldeten Personen erhalten ca. 1 Woche vor der Veranstaltung nochmals ein Zugangsticket per E-Mail zugeschickt. Des Weiteren bekommt jeder Besucher der per Streaming an der Veranstaltung teilnimmt einen Zugangslink. Vor Ort werden die Besucher mit Ihrem eTicket über die Hardware und Software der Firma gastwerk! eingecheckt. Im Nachgang der Veranstaltung werden Ihre Daten zu statistischen Zwecken verarbeitet.

Zudem werden im Rahmen unserer Veranstaltung „#futurework20 Convention & Festival“ in den Räumlichkeiten des EUREF-Campus Berlin Foto- und Videoaufnahmen zu Werbezwecken und zur Dokumentation erstellt sowie über Microsoft TeamsLive in das Internet gestreamt.

Die Veranstalter BDA e.V. und Microsoft Deutschland beabsichtigen, die im Rahmen der Veranstaltung erstellten Fotos und Videos auf den konzerneigenen Social-Media-Präsenzen (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Xing) zu veröffentlichen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a, f EU-DS-GVO / §§ 22, 23 KunstUrhG).

Die berechtigten Interessen der BDA e.V. und Microsoft Deutschland an der Aufnahme und Veröffentlichung der Aufzeichnungen sind Dokumentations- und Marketinginteressen bezüglich der #futurework20 Convention & Festival.

Auch Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-DS-GVO) kann eine Rechtsgrundlage für die mögliche Veröffentlichung von Fotos und Videos darstellen.

Weitergabe an Dritte

Wir werden Ihre Daten, die Sie beim Anmeldeprozess angeben, nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen oder bei entsprechender Einwilligung an Dritte weitergeben. Ansonsten erfolgt eine Weitergabe an Dritte nicht, es sei denn wir sind hierzu aufgrund zwingender Rechtsvorschriften dazu verpflichtet (Weitergabe an externe Stellen wie z.B. Aufsichts- und Gesundheitsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

Hinsichtlich der erstellten Foto- und Videoaufnahmen wird darauf hingewiesen, dass im Internet veröffentlichte Fotos und Videos weltweit abrufbar sind und eine Weiterverwendung dieser Fotos und Videos durch Dritte nicht generell ausgeschlossen werden kann.

Sichtbarkeit gegenüber Dritten bei Online-Teilnahme

Mit Ihrer Online-Teilnahme akzeptieren Sie die eventuelle Sichtbarkeit Ihres Namens, Telefonnummer, oder Organisation für andere Teilnehmer, den Organisatoren und Veranstaltern.

Compliance

Der Veranstalter Microsoft Deutschland möchte sicherstellen, dass durch die beabsichtigte Zuwendung nicht gegen bestehende gesetzliche Bestimmungen, Vorschriften oder Ethik-Richtlinien verstoßen wird. Vielmehr ist es erklärte Geschäftspolitik von Microsoft, auch insoweit strikt im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben, internen Vorschriften und Ethik-Richtlinien zu handeln. Es ist weiterhin die Absicht von Microsoft, dass die beabsichtigte Unterstützung zum Nutzen und Wohle der Behörde/Organisation erbracht wird.

Um die Einhaltung beamten-, dienst- oder arbeitsrechtlicher Regelungen einerseits sowie die Anforderungen an Transparenz und Einbeziehung des Dienstherrn bzw. Arbeitgebers andererseits zu gewährleisten, erfolgt eine Prüfung, für Personen die der Berufsgruppe Beamter, Amtsträger oder Person des öffentlichen Diensts angehören, durch Microsoft Deutschland. Mit Ihrer Anmeldung erklären Sie sich bereit, dass Microsoft Deutschland Sie diesbezüglich kontaktieren und Ihre Daten verarbeiten darf.

Dokumentationspflicht zu Eindämmungsmaßnahmen SARS-CoV-2

Zum Zweck der Kontaktnachverfolgung und der Nachvollziehbarkeit von Infektionsketten für den Fall, dass im zeitlichen oder örtlichen Zusammenhang Ihrer Teilnahme ein Fall einer SARS-CoV-2-Infektion auftreten sollte, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen: Name, Adresse, Telefonnummer, Zeitraum Ihres Aufenthalts. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, die verfolgten berechtigten Interessen sind der Schutz aller Teilnehmenden, der Schutz von deren Kontaktpersonen und der Schutz der Allgemeinheit. Ihre Daten werden ausschließlich zum Zweck der Kontaktnachverfolgung. Ihre Daten werden ausschließlich im Falle einer SARS-CoV-2-Infektion im zeitlichen oder örtlichen Zusammenhang mit Ihrem Besuch bei uns zum Zweck der Kontaktnachverfolgung an das zuständige Gesundheitsamt übermittelt.

Speicherdauer der Daten

Die Speicherung und Erhebung persönlicher Daten im Rahmen des Kontaktformulars erfolgt im Rahmen des Registrierungs-Prozesses. Wenn Sie das Formular ausfüllen und absenden, benötigen und verwenden wir Ihre persönlichen Daten ausschließlich zur Planung der Veranstaltung und Kommunikation mit Ihnen. Nach dem Absenden des Formulars, wird Ihre E-Mail-Adresse im Laufe der Registrierung validiert, indem Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhalten. Sollten Sie nicht auf die E-Mail reagieren, wird Ihre Registrierung mit allen persönlichen Daten innerhalb von 24 Stunden wieder gelöscht. Wenn Sie aber die Registrierung mit einem Klick auf den Link bestätigen, so bekommen Sie anschließend eine Teilnahmebestätigung. Sollten Sie nicht mehr an der Veranstaltung teilnehmen können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, damit wir die Löschung Ihrer Daten für Sie vornehmen können.

Ihre Anmeldung und das Löschen Ihrer Daten wird protokolliert. Dieses Protokoll bleibt bis zu 30 Tagen nach Abschluss der Veranstaltung, erhalten. Wenn Sie möchten, dass auch aus dem Logfile Ihre Daten entfernt werden, wenden Sie sich bitte an uns (Kontakt siehe oben). Wir werden die Daten dann aus dem Logfile löschen.

Datenverarbeitung im Rahmen der Anmeldung

Im Rahmen einer Kontaktanfrage/Anmeldeformular erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

  • Titel
  • Vorname / Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Firma / Institution
  • Straße
  • Plz
  • Ort
  • E-Mail
  • Telefonnummer